Digitalisierung von Arbeitsprozessen bedeutet weit mehr, als nur Dokumente zu archivieren oder regelkonform zu verwalten. ECM entfaltet seine ganze Kraft, wenn es darum geht, Arbeitsprozesse effizient anzupassen, zu dokumentieren und in Interaktion mit Anderen kreative Lösungen zu finden. Ein Einblick in das unbekannte Wesen ‘Workflowmanagement’.
Wer Rechnungen bearbeitet, kennt die Abläufe: Hier ein OK einholen, dort nach der Frist sehen, auf die Freigabe warten, Überweisung oder Rechnungseingang überwachen und schliesslich fehlerfrei dokumentieren. Zahlreiche Einzelschritte, die sich zeitlich hinziehen, menschlichen Versäumnissen ausgesetzt sein oder aufgrund von Urlaub in Vergessenheit geraten können.
Production Worfklow: Kommunikation auf den Punkt gebracht
Standardisierte Prozesse wie die Rechnungsfreigabe eigenen sich hervorragend für den sogenannten ‚production workflow‘. Heruntergebrochen auf die einzelnen Arbeitsschritte (wer tut was, warum und wann), unterstützt enaio Sie dabei, Zeit und Kosten zu sparen sowie Fehlerquoten zu reduzieren. Kommunikationsschleifen verkürzen sich, womit Arbeitszeit für das Wesentliche bleibt.
Weitere Beispiele stellen Qualitätskontrolle oder Due Diligence dar. Vielfältige Prozesse, die jeweils ein ausgeklügeltes Projektmanagement erfordern. Die ECM-Software enaio setzt wertvolle Kapazitäten Ihrer Mitarbeitenden frei, wenn Sie derartige Prozesse automatisieren.
Ad-hoc-workflow: Flexibel interagieren
Während der Mensch sich durch Kreativität und Kommunikationsvermögen auszeichnet, sorgt die ECM-Software dafür, Arbeitsschritte lückenlos zu dokumentieren und zeitgenau abzuarbeiten. Der sogenannte ‚ad-hoc-workflow’ vereint diese Stärken von Mensch und Software. Komplexe Arbeitsaufgaben werden bis zu einem gewissen Grad festgelegt und sind zusätzlich durch Steuerung von aussen beeinfluss- und änderbar.
Für die Knowledge-Worker von heute, also für alle, die aufgrund ihres erworbenen Wissens und nicht aufgrund von handwerklichen Fähigkeiten arbeiten, ist es fundamental wichtig, flexibel agieren zu können. Zwar folgen sie grob festgelegten Arbeitsabläufen, müssen jedoch regelmässig auf Herausforderungen kreativ reagieren. Seien es Einkäufer, Juristen oder Geschäftsführer - kreative Problemlösungen in Interaktion mit anderen gehört zum Berufsalltag.
Beispiel
Enaio unterstützt mit ad-hoc-workflows, die Prozesse spontan und ggf. von aussen ergänzen lassen. So behalten Mitarbeitende die Deutungshoheit über ihre Arbeitsabläufe. Dort, wo es gilt, neue Lösungen zu finden, können sie auf die Verlässlichkeit der Software vertrauen und verfügen gleichzeitig über die Freiheit, kreativ zu arbeiten. Wir beraten Sie dabei, die passgenauen Workflows für Ihre Abteilung und Ihr Team zu finden. Sprechen Sie uns an.