Software ist da, um das Leben leichter zu machen. Zumindest in der Theorie. In der Praxis schlagen wir uns oft noch mit bestimmten „painful interactions“ herum, wenn wir Daten von externen Prozessteilnehmern in ein DMS übernehmen wollen.

Zum Beispiel haben Sie Ihre Kunden zu Ihrem nächsten Firmen-Event eingeladen. Mit den Daten aus dem Anmeldeformular wollen Sie nun jedem Teilnehmer eine personalisierte Bestätigung verschicken, das Ganze 96 Mal. Oder Sie haben zahlreiche Anträge für ein Förderprogramm erhalten und wollen nun die 714 individuellen Bescheide erstellen. Oder müssen Sie selbst ein Formular für eine Behörde erneut mit allen Daten ausfüllen , die Sie dem Amt schon mehrfach mitgeteilt haben? Wie schön wäre es, diese Datenabfrage und die anschliessenden Workflows zu automatisieren?

Pain Points beim Verarbeiten von Daten aus Formularen

Unnötige Wiederholungen wie die manuelle Datenabfrage von externen Partnern kosten unnötig Zeit und Ressourcen, erst recht, wenn Sie die Daten danach weiterverarbeiten müssen. Zudem ist die manuelle Dateneingabe fehleranfällig: Beim Übertragen entstehen Fehler, manchmal sind die abgefragten Daten unleserlich, ein andermal fehlen Daten.

Nutzen Sie AcroForms als günstige Digitalisierungsvariante

AcroForms, auch Acrobat-Forms genannt, können Ihnen hier als schnelle und zudem günstige Digitalisierungsvariante wertvolle Zeit und Kosten sparen. AcroForms sind PDFs mit vordefinierten Formularfeldern oder Kontrollkästchen, in die ein externer User Daten eingeben kann. Die PDF-Formularfelder können Sie ganz einfach mit unser Software-Lösung „Embedded Documents“ auch in Ihrem DMS enaio® oder yuuvis® erstellen. Per Scripting können Sie die PDF-Formulare mit Daten aus Ihrem DMS vorausfüllen für Ihre Zielgruppe. Und das Gute daran: Das zurückgeschickte Formular können Sie automatisiert auslesen, die Daten in Ihrem DMS hinterlegen und mit ihnen neue Workflows starten.

Wie Sie Workflows mit PDF-Formularen automatisieren

Nehmen wir als Beispiel die Kommunikation einer Behörde mit ihren Bürgern. Zum Beispiel fördert das Umweltreferat die Neuanschaffung von sehr energieeffizienten Kühlschränken, wenn das Altgerät entsorgt wird: In „Embedded Documents“ kann die Behörde PDFs mit Formularfeldern erzeugen (z.B. Daten-Formate wie Datum oder valide E-Mail-Adressen), die sie auf ihrer Webseite zum Download zur Verfügung stellt. Oder, wenn der Antragsteller bereits bekannt ist, speichert der Bearbeiter das Formular in der richtigen Bürger-Akte und lässt es automatisiert mit bereits bekannten Daten des Bürgers befüllen und an ihn schicken. Aus dem zurückgesendeten PDF werden die abgefragten Daten technisch ausgelesen und automatisiert in der richtigen E-Akte gespeichert. Mit den Daten startet die Behörde nun neue Workflows: Die Antragsteller erhalten einen negativen oder positiven Bescheid mit den Daten aus dem Antrag. Danach wird bei Bedarf eine Zahlungsanweisung gestartet.

Ihre Vorteile mit PDF-Formularen im DMS

1. Leichtere Datenabfrage und -verarbeitung

Strukturierte Datenabfragen sind immer besser als unstrukturierte E-Mail-Antworten oder Papierformulare. Sie können Daten elektronisch abfragen und sie automatisiert in ihr System übertragen. So verringern Sie Fehlerquoten und erleichtern Prozesse.

2. Genauere Daten

Klare Felder sorgen für vollständig ausgefüllte Formulare. Sie können erforderliche Felder definieren und ebenso das Format der Antwort.

3. Nachvollziehbare Ablage

Sie werden immer die aktuelle Version eines Dokuments in der richtigen Mandanten- oder Bürger-Akte finden. Doppelte Dokumente an verschiedenen Ablageorten gehören der Vergangenheit an. Workflows und Zugriffe können Sie jederzeit nachvollziehen.

4. Effizientere Prozesse

Der ganze Prozess der Erfassung und Verarbeitung von Daten wird schneller und effizienter.

5. Papier gespart

Jedes Papierformular weniger schützt unsere Umwelt. Mit digitalen Formularen vermeiden Sie Müll und retten Bäume.

Zusammengefasst haben Sie mehr Zeit für die wichtigen Dinge, wenn Sie die unnötigen automatisieren.

Für welche Szenarien sind PDF-Formulare im DMS denkbar?

1. Automatisierte Prozesse

Immer wenn Sie einen Prozess vereinfachen wollen, der öfter vorkommt und mit der Abfrage von externen Daten verknüpft ist, z.B. Formulare mit eigenen Workflows, sind PDF-Formulare eine gute Wahl. So optimieren Sie die Prozesse günstig und gekonnt, denn wie man als Redewendung kennt: „Faul darf man sein, aber nicht dumm.“ So schaffen Sie umständliche, sich wiederholende Prozesse ab.

2. Einfache Digitalisierung

PDF-Formulare sind super, wenn Sie weder eine eigene Webseite mit Anbindung an eine Datenbank programmieren wollen noch ein Papierformular oder eine E-Mail verschicken wollen. Fragen Sie externe Daten von diesen „Gemüse-Prozessen“ automatisiert ab, erfassen und starten Sie Workflows, zum Beispiel bei Anmeldungen, Anträgen, Formularen oder Bestätigungen.

3. Sichere, nachvollziehbare Workflows

Öffentliche Akteure und Unternehmen brauchen nachvollziehbare Daten, Struktur in der Ablage und sichere Zugriffsrechte. Hier können PDF-Formulare Datensätze gezielt abfragen, systematisch in einer zugriffsbeschränkten Akte in Ihrem DMS hinterlegen und anschliessende Workflows starten. Die Daten sind langfristig archiviert, mit Volltextsuche auffindbar und für Auditing verfügbar.

Wie mache ich das konkret?

Gerne können Sie uns anrufen und fragen, ob sich ein bestimmter Prozess mit PDF-Formularen und Workflows abbilden lässt. Wir beraten Sie gerne und schalten Ihnen die Zusatzfunktion im Embedded Dokuments frei.