Die kantonale Steuerverwaltung Schaffhausen setzt bei der internen Bearbeitung ihrer Steuererklärungen auf den TaxViewer von ECMind. Unsere Mitarbeiterin Anja Genser und Team betreuten die Einführung und Archivanbindung – gemeinsam mit Jürg Schneider und Francesca Dellapina aus dem “Team Informatik und Produktionssteuerung“ der Steuerverwaltung.
Welches Ziel wollten Sie mit Ihrem Digitalisierungsprojekt der Steuerdeklaration erreichen?
Jürg Schneider: Steuerpflichtige in unserem Kanton konnten bisher ihre Steuerdeklaration elektronisch ausfüllen, mussten sie danach aber ausdrucken und einschicken. Mit diesem Projekt wollten wir den Prozess für unsere Kunden vereinfachen: Sie können ihre Steuererklärung ab Steuerperiode 2020 auch elektronisch einreichen (E-Filing). Das war ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung und ist gut bei unseren Kunden angekommen.
Wie hilft Ihnen der TaxViewer dabei?
Francesca Dellapina: Zeitgleich mit dem E-Filing führten den TaxViewer von ECMind ein, mit dem wir intern die elektronisch eingegangenen Steuererklärungen verarbeiten. Aufgrund des Folgeprojekt eDossier, arbeiten inzwischen gut 100 Mitarbeitende mit dem TaxViewer bei der Veranlagung von natürlichen und juristischen Personen und bei der Bearbeitung der Quellensteuer – in der kantonalen Steuerverwaltung sowie in den 14 Gemeindesteuerverwaltungen.
Welche Expertise brachte ECMind aus Ihrer Sicht mit?
Dellapina: ECMind hat uns als Kunden sehr gut unterstützt: Sie haben uns im Anfangs-Prozess zu den wichtigen Punkten geführt und waren stets sehr schnell mit Anpassungen im TaxViewer. Das hat das Verständnis bei unseren Anwendern erhöht.
Schneider: ECMind lieferte sehr schnell konkrete Ergebnisse als Basis für die weitere Diskussion im Haus. Sie haben uns mit ihrer Erfahrung eine wertvolle Linie gegeben, auf die wir uns berufen konnten und so optimal unterstützt.
Wie lange hat die Einführung des TaxViewers gedauert?
Dellapina: Es war ein sehr sportliches Projekt: Ende August 2020 gab der Kantonsrat die Freigabe für das Projekt eFiling und der Einführung des TaxViewers. Umgesetzt war das Projekt Mitte Januar 2021.
Schneider: Der Zeitdruck war herausfordernd. Das konnte nur gut gehen, weil alle Beteiligten voll dabei waren – auch ECMind.
Im Projekt mussten sich viele beteiligte Projektpartner koordinieren. Wie lief die Implementierung und Anbindung der Schnittstellen durch ECMind, zumal der TaxViewer bisher noch nie auf Ihrer Archivlösung lief?
Dellapina: Das Schöne war wirklich, dass es reibungslos und effizient funktioniert hat. Unsere Projektpartner haben schnell einen gemeinsamen Nenner gefunden, um das Projekt voranzubringen. Neben unserem Team und ECMind waren beteiligt: der Partner für die Archivlösung d.3 und der Informatikdienstleister Informatik Schaffhausen - ITSH für die technische Infrastruktur.
Schneider: ECMind war aufgrund ihrer Erfahrung im Steuerumfeld eine führende Hilfe und konnte die anderen Partner mit den notwendigen Informationen versorgen. Die Zusammenarbeit hat wirklich gut funktioniert.
Wie schnell waren Ihre Anwender in der Lage, den Steuer-Client zu benutzen? Aufgrund der Pandemie waren die Schulungen ja zu 100 Prozent virtuell.
Dellapina: Die Akzeptanz war sehr gut, denn der TaxViewer lässt sich intuitiv bedienen. Natürlich gab es auch bei uns einzelne Mitarbeiter mit Bedenken, wie das immer der Fall ist, wenn sich Prozesse verändern. Bei der Einführung unterstützte uns Anja Genser von ECMind zwei Wochen lang mit praktischen Online-Schulungen in kleinen Gruppen. Die Teilnehmer konnten das neue Programm am eigenen Rechner testen und kennenlernen. Das Training kam bei den Anwendern gut an – mit positiven Rückmeldungen.
Was hat Ihnen besonders gut an der Zusammenarbeit mit ECMind gefallen?
Dellapina: Die Einführung lief einfach „smooth“ und die Unterstützung war ausgezeichnet.
Schneider: Die Zusammenarbeit funktioniert gut, die Mitarbeitenden unterstützten uns und haben viel Know-how. Für mich war der Entscheid absolut richtig, mit ihnen zusammenzuarbeiten. Mit ECMind haben wir für die Zukunft einen Partner, auf den man sich verlassen kann und der uns gut unterstützen kann.
Vielen Dank für die wertvollen Einblicke!
Über das Projekt
Die kantonale Steuerverwaltung Schaffhausen bietet ab der Steuerperiode 2020 einen elektronischen Weg zur Übermittlung der Steuererklärung an. Mit dem TaxViewer von ECMind haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun ein starkes Tool an der Hand, mit der sie die Steuerdeklarationen intern bearbeiten können. Für die Einrichtung und Archivanbindung sorgte unsere Mitarbeiterin Anja Genser mit Team – zusammen mit dem „Team Information und Produktionssteuerung“ der Steuerverwaltung, dem Informatikdienstleister ITSH und dem Archivpartner. In sportlichem Tempo meisterten sie das koordinativ anspruchsvolle Projekt – und die erstmalige Archivanbindung des TaxViewers an das DMS d.3.