Optimierung und Effizienzsteigerung mögen Gründe sein, die Ihre Organisation oder Ihr Unternehmen als übergeordnete Ziele ausgerufen haben. Doch ein Dokumenten-Management-System (DMS) hat auch ganz konkret positive Effekte für die tägliche Arbeit Ihrer Mitarbeitenden. Ein wahrscheinliches Resultat: mehr Freude am Job.
Wohl jeder Mensch möchte in seinem täglichen Tun Fehler vermeiden. Wir strengen uns an, geben unser Bestes - und doch passiert es, dass wir Dinge vergessen oder unwissentlich falsch bearbeiten. Hier kann ein DMS einen positiven Beitrag leisten, denn mit automatisierten Prozessen können menschengemachte Fehler verhindert werden.
Mit dem DMS immer die aktuellste Version zur Hand
Nehmen wir als Beispiel einen Vertrag. Mehrere Mitarbeitende arbeiten daran mit, formulieren zusammen, nehmen Änderungen vor, diskutieren und finalisieren ihn. Dann wird er zur Kundin verschickt und kommt mit Anmerkungen zurück. Ein Mitarbeiter nimmt sich das Dokument erneut vor, bearbeitet ihn wie von der Kundin gewünscht - und vergisst, den Kolleg:innen Bescheid zu geben. In der Folge können falsche Versionen des Vertrags in den Umlauf geraten und im schlimmsten Fall sogar bei der Kundin landen. Äusserst unangenehm.
Ein DMS würde hier Schlimmeres verhindern. Denn es wandelt Hol-Schulden der Mitarbeiter in Bring-Schulden des Systems um. Das bedeutet: Die Beteiligten brauchen sich nicht ständig gegenseitig zu informieren. Stattdessen wird jede:r Einzelne automatisch darüber benachrichtigt, welche Änderungen vorgenommen wurden oder welcher Vertrag aktuell und freigegeben ist. Stets befindet sich die aktuellste Version im DMS, die Gefahr, eine veraltete Version zu nutzen, ist damit auf ein Minimum reduziert.
Bessere Übersichtlichkeit Dank Automatisierung
Ähnlich verhält es sich mit den Inhalten. Mitunter kommt es vor, dass alte Passagen, die auf keinen Fall in den neuen Vertrag dürfen, dennoch übernommen werden. Aus Versehen, aus Unwissenheit oder aus reiner Vergesslichkeit. Denken Sie zum Beispiel an den Oster-Rabatt, den Sie sicherlich nicht erneut zu Weihnachten verschicken möchten. Ein DMS würde Sie und Ihre Mitarbeitenden vor derartigen Missgeschicken bewahren.
Denn es speichert Versatzstücke für Verträge zentral und sperrt inzwischen nicht mehr gültige Passagen. So werden Verträge automatisch für alle Beteiligten verwaltet, ohne dass Einzelne aktiv werden müssten.
Oder nehmen Sie das Personaldossier. Wie Sie wissen, darf dieses ausschliesslich von einzelnen Personen eingesehen werden - etwa von der Geschäftsleitung, dem Personalteam und der Person selbst. Doch wer behält dabei den Überblick?
Ein DMS sorgt automatisch dafür, dass die Berechtigungen korrekt zugeordnet sind und fristgerecht angepasst werden. Hier geht es darum, die Lese- oder Bearbeitungsrechte im Blick zu behalten und auch den entsprechenden Zeitraum.
Freier Kopf und entspanntes Arbeiten mit DMS
Gewisse Prozesse lassen sich hervorragend automatisieren, ohne dass Mitarbeitenden Verantwortlichkeiten genommen werden. Hierbei geht es um Arbeitsschritte, die von vielen sowieso als lästig oder zeitaufwendig empfunden werden. Insbesondere Teamarbeit kann mit automatisierten Prozessen flüssiger ablaufen.
Wird der Kopf frei, weil das DMS derartige Abläufe übernimmt, kann der Fokus mehr auf Inhaltliches gelegt werden. Ein elektronisches System, das menschengemachte Fehler minimiert, kann so für mehr Entspannung und Freude am Arbeitsplatz sorgen. Probieren Sie es aus!
Foto im Header: Andrea Piacquadio von Pexels.