Den schmalen Grat zwischen Wunsch und Wirklichkeit kennt Ulrich Wohlfeil gut. Als ECM-Consultant entwickelt er Lösungen für technische Herausforderungen, die den Vorstellungen seiner Kunden entsprechen. Er gräbt sich tief in die jeweilige Problematik ein, bis der Knackpunkt sichtbar wird. Und dann legt er los: Die technische Tüftelei ist sein Metier. Ulrich Wohlfeil entwickelt umfangreiche Archivsysteme, passt komplexe Anwendungen an die Bedürfnisse seiner Kunden an und versorgt sie mit sicheren, digitalen Signaturen.

Sein Fachwissen stellte er in den vergangenen zehn Jahren öffentlichen Behörden, Industrieunternehmen und Banken zur Verfügung. Seit Februar 2016 ist er für die ECMind GmbH tätig.

Möchten Sie wissen, womit sich Ulrich Wohlfeil so beschäftigt? Lesen Sie selbst.

Ein Blick in den Arbeitsalltag: Dokumentenarchivierung.

Die relevanten Fragen, wenn es um das Archivieren von Dokumenten geht, überfordern so manche Suchende. Was genau? Wo konkret? Seit wann und für wie lange? Wenn es physisch eng wird, weil sich Regale voller Ordner aneinander reihen und niemand mehr den Überblick hat - dann springt Ulrich Wohlfeil ein und bringt Ruhe und System in’s Chaos.

„Aufbewahrungsfristen und Standortverwaltung klingen wahrlich nicht nach Popcorn-Kino. Doch es sind extrem relevante Herausforderungen für Verwaltungen und Unternehmen.“, sagt Ulrich Wohlfeil. Der ECM-Berater weiss, wovon er spricht. Er hat in seinem Berufsleben schon viele Kunden durch das Dickicht ihrer Aktenordner geführt, ein Schritt nach dem anderen, immer mit dem analytischen Blick von aussen.

DSGVO: Struktur und Rechtssicherheit im Archiv

Das Problem: Dort, wo Unklarheit über die Fristen herrscht, dort wird alles gesammelt und aufgehoben, ohne Wenn und Aber. Insbesondere seit dem Inkrafttreten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) im Mai 2018 ist die Unsicherheit gross, denn die Geldbussen bei Verstössen sind horrend. Wer nicht zufällig unzählige Lagerhallen als Archivort zur Verfügung hat, wird unweigerlich an physische Grenzen stossen. Ganz zu schweigen vom realistischen Auffinden des einen bestimmten Vertrages vom 02. Februar vor neun Jahren (setzen Sie hier jedes beliebige Datum ein).

Verlassen Mitarbeitende eine Behörde, wird es zusätzlich kompliziert, Abgelegtes im Nachhinein nachzuvollziehen. Individualität ist zwar ein hohes Gut unserer Zeit, jedoch bei Archivsystemen, die alle verstehen sollen, kontraproduktiv.

Die Analyse: Licht ins Dokumenten-Dickicht bringen

Wie so oft hilft auch beim Neuaufsetzen eines Aufbewahrungssystems, den ersten Schritt zu tun. Ulrich Wohlfeil geht hier mit einem klaren Kopf ran: „Zuerst einmal orientiere ich mich. Als Grundlage muss ich wissen: Wie sind die Voraussetzungen? Wie wurde das Archiv bisher aufgebaut und genutzt? Die meisten Kunden fangen ja nicht bei Null an, sondern merken an einem gewissen Punkt, dass sie Gefahr laufen, den Überblick zu verlieren.“

War die Archivierung bislang jeder Abteilung selbst überlassen, kann es sich lohnen, das Ablagesystem zu zentralisieren. ECMind-Berater Ulrich Wohlfeil legt gemeinsam mit dem Kunden fest, nach welchen Kriterien die Dokumente und Ordner übergreifend abgelegt werden sollen. Die Zielsetzung ist meist dieselbe: eine stringente Ordnung muss her. Es gilt also, herauszufinden, was sich überhaupt im Archiv befindet, seit wann die Verträge dort liegen, bis wann die einzelnen Dokumente aufzuheben sind, wo sie physisch untergebracht sind, wer zuständig ist und um welche Arten von Daten es sich handelt.

Dokumentenarchiv richtig anlegen

„Ein Hybridarchiv eignet sich vor allem bei einem bereits vorhandenen Ordnerbestand“, erklärt Wohlfeil. „Meine Aufgabe ist es, eine klare Verknüpfung zwischen physischen und digitalen Daten herzustellen. Jedes Dokument erhält während des Scan-Vorgangs eine eindeutige Identifikationsnummer. Anhand der ID kann unter anderem nachvollzogen werden, wie lange die spezifische Aufbewahrungsfrist gilt und wer das Dokument angelegt hat.

Ein zweiter Schlüssel zeigt den räumlichen Standort an. Und zwar so konkret wie möglich: welches Gebäude, welcher Raum, welcher Gang, welches Regal, welches Fach. Die einheitlichen, standortbasierten Daten einer solchen Standortverwaltung sind wichtig. So wird verhindert, dass Mitarbeitende freihändig und eventuell fehlerbehaftet, eigene Ortsbezeichnungen vergeben.

Dokumente korrekt aufbewahren und löschen

Ein weiterer relevanter Punkt ist die Aufbewahrungsfrist. Von vielen vernachlässigt, macht es in jedem Fall Sinn, den konkreten Ablagezeitpunkt zu erfassen. Danach gilt es, festzulegen, wie lange ein bestimmter Vertrag aufbewahrt werden muss. „Die gesetzlichen Vorgaben sind sehr verschieden. Und nicht immer beginnt die Aufbewahrungsfrist mit der Unterschrift unter einem Vertragswerk. Häufig müssen andere Kriterien erfüllt sein, bevor die Frist startet. Ein digitales System hilft hier, den Überblick zu bewahren“, erzählt Ulrich Wohlfeil. Er erstellt mit den Kunden die Klassifizierungsregeln auf Grundlage der Prozesse, die entweder automatisch angewandt oder von Mitarbeitenden eingestellt werden.

Eng verwandt mit der Aufbewahrung ist das Löschen von Dokumenten. Ein nicht zu vernachlässigender Punkt, denn es gibt durchaus Situationen, in denen es besser gewesen wäre, hätte man den Zeitpunkt des Löschens gewusst. ECM-Berater Wohlfeil gibt den Tipp: „Kommt es zu einem Rechtsstreit und der Vertrag mit den Informationen, die einen angreifbar machen, ist nicht fristgerecht vernichtet worden, dann muss man diesen vorlegen.“ Im Zuge der DSGVO gelten sowieso Löschpflichten von personenbezogenen Daten. Die Löschprozesse können ebenfalls zentralisiert und zentral konfiguriert werden. Compliance-Verantwortlichen wird das Leben damit erheblich vereinfacht. Denn sie können mit einem solchen System alle Vorgänge überblicken und überprüfen, ob die Abteilungen das Löschen fristgerecht umsetzen.

Und zu guter Letzt soll alles auch noch schön aussehen. Ein wichtiger Punkt, findet Ulrich Wohlfeil: „Wenn es eine externe Prüfung gibt und man kann auf einer grafisch ansprechenden Oberfläche gut suchen, dann ist das für alle von Vorteil. Einen übersichtlichen Blick über alles, was im System abgelegt ist, freut nicht nur Archivare.“