In zahlreichen ECM-Projekten sollen Daten aus unterschiedlichen Quellen eingespeist oder zusammengeführt werden. Automatisierte Vorgänge steigern hierbei die Qualität und verhindern Fehler. Das dazugehörige Stichwort lautet ETL. Was dahinter steht, zeigen wir in diesem Beitrag auf.

ETL besteht aus den englischen Begriffen „extract, transform, load“. Es bezeichnet den Vorgang, wenn Daten aus verschiedenen Quellen transformiert werden, um sie an anderer Stelle wieder zum Einsatz zu bringen.

Wann kommt ETL zum Einsatz?

Diese Art der Informationsaufbereitung ist immer dann vonnöten, sobald unterschiedliche Daten in einem System zusammenkommen. Dabei gibt es drei grundsätzliche Einsatzkategorien:

  • Eine dauerhafte Kopplung zwischen einzelnen Systemen, die zu einem wiederkehrenden Abfragezeitpunkt jeweils Daten liefern, verwalten und exportieren.
  • Eine einmalige Migration, die manuell ausführbar ist. Hierbei werden alle Daten gesammelt, händisch sortiert und aufbereitet.
  • Ein sich wiederholender Vorgang, der in regelmässigen Abständen zu einem festgelegten Zeitpunkt automatisiert ausgeführt wird.

Wie funktioniert ETL?

Wir arbeiten mit einem integrierten Gesamtpaket. Und dieses halten wir so unkompliziert wie möglich. Anstelle von individuell entwickelter Software setzen wir deshalb ein schlüsselfertiges Produkt ein. Angepasst an Ihre ECM-, DMS- oder Workflow-Projekte liefern wir Ihnen zusätzlich eine Anwendung zur Datentransformation. Automatisiert werden Ihre Daten sortiert, gefiltert oder aggregiert. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Daten aus Excel kommen, als CSV-Dateien bestehen oder in Datenbanken oder ZIP-Paketen gespeichert sind.

Warum nutzen nutzen wir ein vereinheitlichtes Programm?

Der Vorteil liegt in der vereinfachten Wartbarkeit. Denn so machen Sie sich von Ihrem Software-Entwickler unabhängig. Da Ihre EDV-Betreuer die Wartung eigenständig durchführen können, sparen Sie sich Folgekosten. Ausserdem sind derartige Tools direkt anwendungsbereit. Einmal aufgesetzt, leisten sie ihre Dienste so lange wie nötig. Wer hingegen Wert auf individuell zugeschnittene Anwendungen legt, für den zücken wir die Programmiertasten.

Wie lässt sich das Werkzeug erweitern, sollten sich Abläufe ändern?

Wer kein individualisiertes ETL-System nutzt, kann nichtsdestotrotz rasch auf neue Gegebenheiten reagieren. Wir erweitern oder ändern vorgefertigte Anwendungen, fügen neue Optionen hinzu oder beheben spezielle Probleme. Ein einheitlich ausgeliefertes System ist nicht in Beton gegossen, sondern formbar und änderungswillig.

Für wen eignet sich ETL?

Die Datenextraktion ist ein wiederkehrendes Thema im ECM-Umfeld. Sei es, dass Sie eine stete Datensammlung und -verarbeitung in Ihren Workflow einbauen möchten. Oder, dass Sie zu Beginn eines neuen ECM-Systems Ihre bestehenden Daten integrieren wollen. Immer dann, wenn Datenverarbeitungs-Schnittstellen zu anderen Programmen fehlen, springt ETL ein. Sollten Sie die Software enaio® nutzen, stellen wir Ihnen ein integriertes Gesamtpaket zur Verfügung.

Schlussendlich bleibt zu sagen, dass der grosse Vorteil an einer softwarebasierten ETL-Lösung darin liegt, dass die Fehleranfälligkeit durch menschliches Handeln vermieden wird. Das System arbeitet flexibel, nachvollziehbar und zuverlässig. Durch klare Dokumentation bleibt die Qualität gleichbleibend hoch, die Arbeitsvorgänge rechtssicher und die Kosten überschaubar.