Im Teil 2 zeigen wir heute, welche komfortablen Möglichkeiten sich auf einen Schlag ergeben, wenn ECM-Inhalte auch als standardisiertes Dateisystem bereitstehen.
Externes Zusammenspiel: Nextcloud & Co.
Viele aus dem Arbeitsalltag bekannte Geräte und Software-Komponenten basieren auf WebDAV oder unterstützen dieses. Die freie Produktivitätsplattform Nextcloud beispielsweise ermöglicht durch unsere Integration, ECM-Inhalte von enaio® direkt in der Ordnerstruktur darzustellen. Anwender können sie sichten, teilen und bearbeiten. Egal ob im Büro, mobil auf dem Smartphone/Tablet oder synchronisiert auf dem Arbeitslaptop von unterwegs.
Video: enaio®, Windows Explorer und Nextcloud
Die Plattformen Nextcloud und enaio® können im Verbund viele Arbeitsweisen unterstützen:
- Mobiler Upload von Fotos des Mobiltelefons sofort in Akten und Workflows von enaio®.
- Zugriff auf Suchanfragen, als wären sie ein einfacher Ordner - egal ob online oder synchronisiert, auch ohne gute Internetanbindung.
- Teilen und gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten; siehe hierzu auch unser Embedded Office fo enaio®.
Mobiler Zugriff auf wichtige Unterlagen aus enaio®
Durch die Android- und iPhone-App von Nextcloud haben Sie vielleicht heute schon Zugriff auf geteilte Freigabe. Mit der WebDAV-Integration von ECMind können Sie nun auch Ihre Archivinhalte sichten und ergänzen.
Sicherheitsarchitektur
Durch die Entkoppelung der ECM-API und der Zugriffe von aussen kann jedes Unternehmen genau steuern, welche Inhalte abrufbar sind und in welcher Form sie dargestellt werden sollen.
Leichtere Einbindung: Multifunktions-Scanner
Bisherige Lösungen zur Anbindung von Geräten wie Multifunktions-Scannern setzen das Polling, d. h. den periodischen Abruf von Verzeichnissen oder E-Mail-Konten, voraus. Damit Scans im Workflow oder in einer Akte abgelegt werden können, bedarf es einiger Zeit und gegebenenfalls vieler Postfächer oder mühevoll zu pflegender Synchronisations-Jobs (pro Scan-Ziel ein Ordner, pro Ordner ein Button auf dem Scanner-Touchscreen, pro Button ein Import in enaio® etc.). Unterstützt Ihre Infrastruktur das weit verbreitete WebDAV, können Dokumente beispielsweise direkt in laufende Workflows, offene Auftragsordner oder Benutzerablagen gescannt werden:
Viele weitere Möglichkeiten
Durch die Universalität der WebDAV-Integration von ECMind werden Kollaborationsszenarien stark vereinfacht. Die Erweiterbarkeit für unterschiedliche technische Prozesse und Geschäftsabläufe erlaubt die Einbeziehung multipler Hard- und Software-Lösungen, ohne Medienbrüche, ohne Zeitverzögerung, zur direkten Archivierung.
Der Weg zur Integration
Gerne stehen wir Ihnen für Fragen zur WebDAV-Integration an Ihr enaio® und die damit einhergehenden Arbeitserleichterungen im Büro, Homeoffice und unterwegs zur Verfügung. Zu Fragen der Lizenzierung von Zugriffen auf das Archivsystem berät Sie ausserdem Ihr individueller enaio®-Integrationspartner vor Ort.