Das erste Gespräch einer ECM-Beratung: So sind Sie bestens vorbereitet.

Für viele ist es der erste grosse Schritt ins digitale Zeitalter: Das allererste Beratungsgespräch für das angedachte ECM-System steht an. Was erwartet Sie dort? Mit den richtigen Fragen bereiten Sie sich gut darauf vor. Wir zeigen Ihnen, welche Fragen das sind.

Im ersten Gespräch geht es hauptsächlich darum, eine Vision zu skizzieren und ein Ziel zu definieren. Hier darf gross gedacht werden. Es geht um Wünsche und Bedürfnisse und darum, dass das Leben endlich wieder leichter und besser wird. Zu diesem Zeitpunkt ist es noch nicht notwendig, alle Computerprogramme oder Mitarbeiterzahlen herauszusuchen.

Stattdessen überlegen Sie gründlich:

1. Welches konkrete Anliegen haben Sie?
2. Wie umfangreich soll das Projekt werden?
3. Haben Sie den Rückhalt der Geschäftsführung bzw. der Behördenleitung?
4. Wer nimmt an dem Gespräch teil?

Diese vier Punkte sind das Herz und Fundament zu jedem Start einer Beratung. Denn im ersten Gespräch geht es nicht darum, einen Prototypen zu bauen. Sondern darum, den Rahmen für das Projekt abzustecken.

1) Welches konkrete Anliegen haben Sie?

Wer eine Lösung sucht, sollte das Problem ganz genau kennen. Hakt es in der Qualitätskontrolle oder im Einkauf? Und warum hakt es dort? Oder kommt der Hinweis für ein ECM-System, etwa als Warenwirtschaftssystem, von aussen?

Überlegen Sie, ob es für Ihre Organisation Sinn macht. Gehen Sie ins Detail. Welche Ursache könnte Ihrem Problem zugrunde liegen? Wo ist der Kern des Problems und was umfasst er alles? Sprechen Sie mit Menschen in Ihrem Umfeld, die sich über dasselbe Thema Gedanken machen und das Problem kennen.

2) Wie umfangreich soll das Projekt werden?

Die Problemanalyse führt zum nächsten wichtigen Punkt: der Konkretisierung des Projektumfangs. Betrachten Sie dafür Ihre Fragestellung von so vielen Seiten wie möglich.

Möchten Sie einen spezifischen Fall lösen oder nach und nach ein komplexes ECM-System aufbauen? Ersteres steht etwa an, wenn Sie Ihre ERP-Datenbank von alten Rechnungen entlassten oder eine Fachanwendung um eine vorgangsbezogene Ablage ergänzen wollen. Zweiteres könnte zutreffend sein, wenn im Zuge der Digitalisierung alle Geschäftsprozesse zu straffen sind und etwa über mehrere Standorte oder Zeitzonen gemeinsam auf Dokumente zugegriffen werden soll. Manchmal ist die Spitze des Eisbergs tatsächlich der ganze Eisberg. Häufig liegen jedoch weitere Eisschichten unter der Oberfläche verborgen.

3) Haben Sie den Rückhalt der Geschäftsführung bzw. der Behördenleitung?

Ganz gleich, ob Sie ein grosses oder kleines ECM-System planen - nichts geht ohne das „OK“ des leitenden Managements. Um sicher zu gehen, dass das Projekt tatsächlich umgesetzt wird, holen Sie sich besser vor dem ersten Beratungsgespräch die offizielle Bestätigung ein. Wie machen Sie das am Geschicktesten?

Sie sollten sich bewusst machen, dass Sie an diesem Punkt bereits ein klares Ziel vor Augen haben, während ihr Gegenüber im Zweifelsfall noch nicht einmal von dem ursprünglichen Problem weiss. Es wäre also sinnvoll, einige Schritte gedanklich zurück zu gehen.

Holen Sie Ihr Gegenüber dort ab, wo er oder sie steht. Beschreiben Sie den Kontext und das Problem, ohne emotional zu werden. Beschreiben Sie die Auswirkungen auf Ihr Team und Ihre Arbeitsweise und für Ihre Organisation als Ganzes. Lassen Sie sich Zeit, damit Ihr Gegenüber nachdenken kann.

Skizzieren Sie eine mögliche Lösung, in der Sie langsam zum ECM-System hinführen. Begründen Sie diese Entscheidung mit Argumenten, die Ihr Gegenüber nachvollziehen kann und die ihm oder ihr wichtig sind. An diesem Punkt wird womöglich noch nichts entschieden. Machen Sie keinen Druck. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie nachfragen, ob sich noch Fragen ergeben haben oder es weiteren Gesprächsbedarf gibt.

4) Wer nimmt an dem Gespräch teil?

Manche Mitarbeitende oder Kolleg:innen reagieren verunsichert, wenn jemand sagt, „Wir müssen alles neu machen!“ oder „Wir müssen ganz anders arbeiten!” Ängste können aufkommen oder Widerstand entstehen, wenn Menschen sich überrannt oder übergangen fühlen.

Um in diesem frühen Stadium nicht zu viel Skepsis zu säen, laden Sie zu diesem ersten ECM-Beratungsgespräch am Besten nur den engsten Projektkern ein. Doch wer gehört dazu?

Tatsächlich ist es nicht unbedingt notwendig, die IT-Leitung einzuladen. Denn diese Menschen tun das, wofür sie da sind: Sie sehen Probleme und wollen sie lösen. Ähnlich verhält es sich mit der Geschäftsleitung. Doch worüber Sie an dieser Stelle nicht sprechen wollen, sind Hindernisse, die bei der Umsetzung eines ECM-Systems auftauchen können.

Was Sie wollen, ist im allerersten Schritt eine Vision zu skizzieren und ein Ziel zu definieren. Das geht am Besten mit einer Person, die direkt vom Fach ist und mit dem Problem konfrontiert ist. Und mit einer Person, die später die Verantwortung für das ECM-System tragen soll.

Und jetzt?

Wenn Sie diese Fragen beantwortet haben, steht einem erfolgreichen Erstgespräch nichts im Weg. Und denken Sie daran: wenngleich es ein erster, wichtiger Schritt ist, besiegeln Sie damit nicht Ihr Schicksal. Sollte das Projekt wider Erwarten nicht zustande kommen, haben Sie immerhin laut über ein Problem nachgedacht und damit vielleicht auf anderem Weg eine Lösung angeschoben.

Sie haben das Problem identifiziert und Ihre Chefetage überzeugt? Herzlichen Glückwunsch! Das ist sicherlich eine grosse Erleichterung. Schreiben Sie uns gern, was Sie planen und wir überlegen gemeinsam, wie der Weg dorthin aussehen könnte.