Wer in einer Behörde oder in einem Unternehmen laut darüber nachdenkt, ein ECM-System einzuführen, wird bald feststellen, dass dieser Gedanke nicht nur Jubel und Heiterkeit hervorruft. Wir verraten Ihnen, was genau Ihren Mitarbeitenden Angst macht und wie Sie Widerstand respektvoll begegnen.
Die Technikresistenten: „Nicht schon wieder ein neues System, in das ich mich einarbeiten muss!“
Wer so stöhnt, dem macht es sicherlich auch keinen Spass, zuhause den Satelliten-Receiver zu programmieren. Diesen Typ Menschen gibt es überall: technikfremd, kritisch allem Digitalen gegenüber, neuen PC-Programmen nicht aufgeschlossen. Ob aus Unwissenheit oder aus Prinzip: Menschen wie diese befinden sich sicherlich auch in Ihren Reihen.
Wenn Sie denjenigen, die neuer Technik reserviert gegenüber stehen, zeigen, was man alles damit machen kann, können Sie ihnen die Angst vor dem Neuen nehmen. Wenn Sie Ihnen beispielsweise zeigen, welchen persönlichen Nutzen das System für ihre tägliche Arbeit hat, würden Ihre Mitarbeiter erkennen, wo sie Zeit einsparen oder sich Gedankenstützen bauen können.
Wichtig: Sichern Sie Ihren Mitarbeitenden zu, dass Sie auf kompetente Hilfe bei technischen Fragen zählen können, und dass Sie sicherstellen, dass die Anwender nicht allein gelassen werden mit dem neuen System.
Angst hat viele Gesichter und erzeugt häufig Widerstand. Nehmen Sie Ihre Mitarbeitenden ernst. (Foto von Tima Miroshnichenko von Pexels)
Die Jobklammerer: „Die machen das sicher nur, um Arbeitsplätze einzusparen. Ich verliere bestimmt meinen Job!“
Ungeachtet der Karriereebene kann diese Angst sehr viele Menschen beschleichen. Eine Angst, die manchmal durchaus berechtigt ist, sieht man sich die Ziele vieler Unternehmen an, die ein ECM-System einführen möchten.
Es gibt sie, die Menschen, die eine realistische Angst davor haben, ihren Job aufgrund eines ECM-Systems zu verlieren. Doch tatsächlich ist dies ein verschwindend geringer Teil. Mitarbeiter etwa, die täglich mit dem Postwagen durch die Gänge fahren und die Hauspost persönlich verteilen, gibt es nur noch vereinzelt. Wenn Sie für diese Mitarbeiter eine neue Aufgabe finden, nehmen Sie ihnen die Verlustangst.
Die Ablagefanatiker: „Dann wird doch mein ausgeklügeltes Ablagesystem zerstört!“
Sie werden überrascht sein, mit welcher Kreativität Menschen Dokumente benennen und ablegen. Oft können nur sie selbst aus den Bezeichnungen herauslesen, worum es geht. Und ja, es stimmt: Ein ECM-System führt ein einziges, verbindliches Ablagesystem für alle ein. Das mag tatsächlich nicht jedem gefallen.
Die Furcht, das eigene Ablagesystem ganz umsonst erschaffen zu haben, lässt sich entschärfen, wenn Sie die bewährten Ideen Ihrer Mitarbeiter in das neue System einfliessen lassen. Deren praktische Lösungsansätze und Kreativität müssen nicht verloren gehen. Stellen Sie sicher, dass sich alle gehört und ernst genommen fühlen. Das Verständnis dafür, dass am Ende nicht jede persönliche Lösung in das neue ECM-System übernommen werden kann, kommt zumeist ganz von allein.
Gründe für Ängste gibt es so viele, wie es Mitarbeitende gibt. (Foto von Andrea Piacquadio von Pexels)
Die Kontrollskeptiker: „Die wollen mich doch nur kontrollieren!“
Wer Sätze wie diesen ausspricht, dessen Output könnten Sie sich einmal genauer anschauen. Eventuell ist etwas dran, an der Angst. Und zwar etwas, das dem Unternehmen oder der Abteilung auf Dauer eventuell schaden könnte.
Entgegen der Befürchtung, dass ein DMS oder ECM-System einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin bei jedem Arbeitsschritt kontrollieren würde, ist das genaue Gegenteil der Fall. Denn die Mitarbeitenden können so zeigen, was sie bereits alles geschafft haben. Das elektronische System zeigt unmittelbar auf, welche Akten bearbeitet wurden. Sie vermitteln zusätzlich ein Gefühl der Sicherheit, wenn Sie darstellen, dass Ihre Mitarbeitenden mit einem ECM-System noch fehlerfreier und somit qualitativ hochwertiger arbeiten werden.
Und noch ein Tipp zum Schluss
Die Motivation Ihrer Mitarbeitenden steigt besonders dann, wenn Sie sie möglichst früh in den Prozess der Digitalisierung einbinden. Nehmen Sie deren Ängste ernst und besprechen Sie sie mit jemandem, der sich damit auskennt. Mit uns zum Beispiel. Und: Holen Sie die Mitarbeiter- und Fachvertretungen mit ins Boot. Je mehr direkt Betroffene Sie im Laufe des Prozesses einbinden, desto breiter wird die Basis derer, die Ihr Projekt unterstützen und schliesslich im Berufsalltag auch umsetzen.
Foto im Header: Andrea Piacquadio von Pexels.