Die Embedded Cloud ist unsere Bridge zwischen enaio® und Nextcloud, mit der Sie Dokumente direkt aus Ihrem DMS in der Cloud sharen können. Die Dateien teilen Sie mit wem Sie wollen und wie lange sie wollen. Die gemeinsamen Ergebnisse können Sie über die Embedded Cloud gezielt in Ihr DMS zurückholen, wenn Sie das wollen.
Das Dashlet wird rechts in enaio® angezeigt.
Das Setup erfolgt direkt im Dashlet über einen Login.
Geben Sie einzelne Dokumente oder ganze Ordner per Link via Nextcloud frei: Ein optional gesetztes Passwort oder Ablaufdatum erhöht die Sicherheit und verhindert ungewollte Zugriffe.
Beim Teilen wird eine Kopie Ihres Dokuments in der Nextcloud erstellt. Sie sehen auf den ersten Blick, welche Dokumente in der Cloud und im DMS liegen. Auch wenn sich ein Dokument verändert hat, erkennen Sie das auf einen Blick.
Wird in der Nextcloud ein neuer Ordner benötigt, kann dieser direkt im Dashlet erzeugt werden.
Die Embedded Cloud funktioniert auch im enaio® Rich Client.
Nextcloud und enaio® benötigen keine direkte Verbindung miteinander, denn Daten werden via Browser-Sandbox übertragen. Das bedeutet:
Wenn Sie Projekte haben, in denen sie längerfristig in virtuellen Teams zusammenarbeiten, dann ist enaio® coLab Ihre erste Wahl. Wir vertreiben das enaio®-Add-on für unsere Kundinnen und Kunden in der Schweiz. Für Ihre externen Partner können Sie Projekträume und eigene Zugänge einrichten, in denen Sie Dateien austauschen und gemeinsam bearbeiten.
Beispiel: Als Gemeinde arbeiten Sie für ein kommunales Projekt langfristig mit einem externen Partner zusammen und benötigen einen gemeinsamen Projektordner.
Die Embedded Cloud for enaio® eignet sich vor allem dafür, kurzfristig Dokumente datenkonform zu teilen oder temporär zusammenzuarbeiten – ohne dass das Gegenüber einen Account benötigt. Shares über Nextcloud funktionieren über einen nicht zu erratenden Link, der mit einem Kennwort geschützt werden kann. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt.
Beispiel: Als Gemeinde möchten Sie zum Beispiel eine Ausschreibung mit Bürgern, Organisationen oder Vereinen teilen. Oder: Zwei Ämter, die nicht direkt miteinander verbunden sind, möchten Dateien datenkonform austauschen.
Unser Fokus liegt auf der Datensicherheit: Weil die Server von DMS und Cloud technisch nicht zusammenhängen, bleibt enaio® eine geschützte Umgebung. Niemand kann von aussen Daten in die eigene sichere Umgebung legen. User*innen aktivieren den Dokumententransfer deshalb manuell: Dateien in die Cloud und zurück ins DMS speichern. Ob sich etwas an einer Datei verändert hat, zeigt Ihnen das Dashlet Embedded Cloud auf einen Blick an.
Das Dashlet würde sonst weniger gut auf mobilen Endgeräten wie Tablets funktionieren. Zudem sinkt so die Wahrscheinlichkeit für versehentliche Ablagen.