Im ersten Teil dieser Blogreihe WebDAV-Integration von enaio® werfen wir einen ersten Blick auf von ECMind geschaffene WebDAV-Integration zum Enterprise Content Management-System enaio®.
Kurz gesagt, erlaubt diese den Zugriff auf beliebige Archivinhalte direkt aus dem Windows-Explorer, dem Finder von MacOS, Datei-Browsern von Mobilgeräten und vielen weiteren bestehenden Werkzeugen.
Die Wikipedia definiert WebDAV als:
WebDAV (Web-based Distributed Authoring and Versioning) ist ein Netzwerkprotokoll zur Bereitstellung von Dateien über das Internet. Es basiert auf dem Hypertext Transfer Protocol (HTTP/1.1). Mit WebDAV können ganze Verzeichnisse übertragen werden. Zudem ist eine Versionskontrolle spezifiziert. WebDAV ist definiert im Standard RFC 4918.
Der Standard ist wohletabliert und ermöglicht es Administratoren, einen HTTPS-gesicherte Webservice bereitzustellen, der von externen wie internen Nutzern erreichbar ist. In der Regel kann dies ganz ohne die Installation von Zusatzprogrammen erfolgen, da moderne Betriebssysteme WebDAV bereits unterstützen. Die Lösung erlaubt dabei eine grosse Bandbreite von Integrationen für alle Belange des Büroalltags für Mitarbeitende, externe Partner oder automatisierte Prozesse. Die Herausforderung für die Integratoren besteht dabei in einer für den jeweiligen Einsatz optimalen Umsetzung der Abbildung von ECM-Inhalten in ein einfach zugängliches Dateisystem. Unsere Lösung unterstützt Sie dabei durch maximale Flexibilität:
Verhältnis von WebDAV-Ordner zu enaio®-Strukturelementen
Ordner und Register von enaio lassen sich nicht 1:1 in die Logik von Dateisystemen (wie WebDAV) transportieren: Es ist in enaio® ohne weiteres möglich, zwei Register mit exakt dem gleichen Anzeigenamen zu definieren. Dateisysteme erlauben allerdings keine zwei gleichnamige Ordner am gleichen Pfad. Um sich dieser Einschränkung anzupassen, erlaubt unsere Lösung diverse Szenarien abzubilden:
Am einfachsten ist die Abbildung von enaio®-Inhalten in einem Dateisystem, wenn Ordner und Register ein eindeutiges Schlüsselkriterium für die Anzeige via WebDAV definieren. Ordnernamen können dann sicher daraus übernommen und auch einfach durch die Benutzer angepasst werden. Ordner und Register können auch als Teil ihres Namens eindeutige Kriterien beinhalten, z. B. eine Kundennummer und den Kundennamen durch einen Bindestrich getrennt.
Sind gar keine verlässlichen, lesbaren Kriterien im aktuellen Ablagemodell vorgesehen, kann alternativ auch auf die Integration der Archiv-ID zurückgegriffen werden. Das ist dann eventuell optisch nicht so schön, erlaubt aber eine schnelle und garantiert überall nutzbare Freigabe von enaio®-Inhalten aller Art:
Verhältnis von WebDAV-Dateinamen zu enaio®-Dokumenten
Wie bei Ordner und Register erzwingt enaio® auch bei Dokumenten und Fundstellen nicht per se eindeutige Metadaten. Die Eindeutigkeit wird von enaio® auch hier durch die interne Logik der Objekt-IDs gewährleistet. Und so stehen vergleichbar der Lösung von Ordner und Register zur Abbildung auch die gleichen Mittel bereit:
- Je nach Schrank und Anwendungsfall können Dateinamen in WebDAV durch ein extra dafür angelegtes Schlüsselfeld durch enaio® gesteuert werden.
- Dateinamen können mit einem bereits existierenden fachlichen Merkmal ergänzt werden, z. B. Rechnungsnummer.
- Und Dateinamen lassen sich durch das Anhängen der enaio®-Objekt-ID schrankübergreifend und ohne grössere Konfigurationsaufwände darstellen.
Postkörbe, Suchanfragen, Uploads, …
In einem späteren Teil der Blog-Serien werden wir noch auf viele spannende Möglichkeiten eingehen, nur soviel sei bereits verraten: Bei unserer Integrationslösung von enaio® und WebDAV sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt.
- Suchanfragen: ein virtueller Ordner mit fälligen Verträgen? Kein Problem!
- Favoriten: vom Benutzer favorisierte Objekte von enaio®? Ein Blick genügt!
- Am Mobiltelefon kein Word zur Hand? Direkt bearbeiten mit dem Embedded Office for enaio® oder schnelle Anzeige als virtuelles PDF direkt im WebDAV-Ordner dank des in enaio® integrierten Rendition Service von OPTIMAL SYSTEMS.
- Am iPad mal eben 100 Bilder hochladen und verschlagworten? Nichts ist einfacher!
Der Weg zur Integration
Gerne stehen wir Ihnen für Fragen zur Integration von flexiblen WebDAV-Zugriffen an Ihr enaio® und der Umsetzung von mächtigen Arbeitserleichterungen im Büro, Homeoffice und unterwegs zur Verfügung. Zu Fragen der Lizenzierung von Zugriffen auf das Archivsystem berät Sie ausserdem Ihr individueller enaio®-Integrationspartner vor Ort.