Am Anfang eines jeden Projekts steht die Frage, ob Sie für das neue ECM-System eine Standardsoftware einsetzen sollten oder eine Anwendung, die auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist. Diese Entscheidung zu treffen, ist gar nicht so einfach, denn viele Faktoren spielen mit hinein.
Damit Sie eine Richtung festlegen können, geben wir Ihnen sechs Fragen an die Hand und zeigen konkrete Anwendungsbeispiele.
Beantworten Sie folgende Fragen:
Was soll die neue ECM-Anwendung können?
Ganze Prozessketten benötigen andere Funktionalitäten als einzelne Arbeitsschritte. Unterschieden wird hier zwischen Vorgängen, die zügig bearbeitet werden. Und zwischen ganzen Workflows, die umfangreiche Wenn-Dann-Prozesse beinhalten und das grosse Ganze abbilden.
Wie viele nutzen die Anwendung und wofür konkret?
Geht es um einen einzelnen Vorgang für eine grosse Gruppe von Menschen, kann es hilfreich sein, eine intuitive Oberfläche mit nur den relevanten Knöpfen anzubieten. Oder geht es um einen komplexen Arbeitsprozess, den wenige sogenannte ‚Power User‘ täglich nutzen? Hier kann eine umfangreiche Funktionspalette nützlich sein, die in Standardanwendungen enthalten sind.
Welche Folgekosten kommen auf Sie zu?
Relevant sind hier beispielsweise die Nutzenden. Sie sollen damit arbeiten, manche von ihnen täglich, andere nur ab und zu. Lohnt sich hier die intuitive Oberfläche mit nur wenigen Funktionen, selbsterklärend und nutzerfreundlich? Oder investiert das Unternehmen in Schulungen, um das neue System ausgiebig zu erklären? Insbesondere Standardlösungen sind meist so umfangreich, dass sie einiger Aufklärung bedürfen, was Zeit und somit indirekt Geld kostet.
Wie viel Wartungsaufwand soll betrieben werden?
Bei einer Standardlösung fällt die Wartung nicht so sehr ins Gewicht. Eine Spezialanwendung hingegen muss genau untersucht werden, wobei die individuellen Anpassungen aufwendiger zu beheben sind. Der Umfang ist dafür übersichtlicher.
Wie wichtig ist ein gutes Nutzererlebnis?
Der Spezial-Client zeigt genau den Knopf, den die User brauchen, mit genau der Beschreibung, die sie verstehen. Eine Standardlösung bietet viele Funktionen, die für die User mitunter nicht relevant sind. Sie durchlaufen unnötige Schritte, machen dabei Fehler oder sind frustriert wegen des hohen Zeitaufwands - wenn sie die komplexe Oberfläche überhaupt verstehen.
So finden Sie heraus, welche ECM-Software Sie benötigen!
Zusammengefasst: Diese sechs Fragen helfen Ihnen, sich für oder gegen eine Standardanwendung zu entscheiden.
- Wie viele Personen werden das ECM-System nutzen?
- Was soll damit getan werden? Funktionalitäten, Workflows, etc.
- Wer nutzt das System?
- Wer übernimmt die Wartung?
- Wie hoch dürfen die Folgekosten sein, für Wartung und Instandhaltung?
- Wie wichtig ist ein gutes Nutzungserlebnis?
Und zum Schluss beispielhaft einige Anwendungsbeispiele.
Eine Standardanwendung eignet sich für folgende Szenarien:
Ein ECM-System für wenige Power User, die viele Funktionalitäten benötigen und sich von der Einarbeitung in ein komplexes System nicht abschrecken lassen, da sie täglich damit arbeiten und schnell lernen. Das ECM-System entspricht (zufällig) in der Standardversion den Anforderungen Ihres Unternehmens. Die Kosten bleiben überschaubar, da das System unaufwendig integriert werden kann.
Die Vorteile einer individuellen Spezialanwendung:
Eine Massanfertigung eignet sich hervorragend für konkrete Teilprozesse. Für viele Menschen, die nur wenige Schritte damit ausführen und auf eine intuitive bzw. bekannte Oberfläche Wert legen. Die Kosten für Wartung und Instandhaltung bleiben überschaubar, weil Speziallösungen vom Umfang her häufig kleiner sind als grosse Standardsysteme. Dafür spart sich ein Unternehmen umfangreiche Schulungen, weil die Nutzungsoberfläche an die bereits bekannte Oberfläche angepasst werden kann. Die Akzeptanz des neuen Systems kann so erleichtert werden.
Die Entscheidung für oder gegen eine ECM-Standardanwendung ist keine leichte. Beginnen Sie mit den grundlegenden Fragen und durchdenken Sie das grosse Ganze, bevor Sie sich zu den Details vortasten. Gerne unterstützen wir Ihre Suche nach der geeigneten ECM-Software für Ihre Organisation.!