Willkommen in einer Welt, in der Papierberge der Vergangenheit angehören. Die Digitalisierung hat das Potenzial, auch das Steuerwesen zu vereinfachen. Als Softwarefirma ECMind haben wir ein Steuer-Tool entwickelt, das die interne Bearbeitung elektronisch eingereichter Steuererklärungen erheblich vereinfacht. Dürfen wir vorstellen: der TaxViewer. Ade Papierstapel, hoi effiziente Bearbeitung.

Interview mit Jürg Schneider und Francesca Dellapina von der kantonalen Steuerverwaltung Schaffhausen

Ob der TaxViewer hält, was er verspricht? Wir wagen einen Blick in die Praxis: Unser Kunde, die kantonale Steuerverwaltung Schaffhausen, berichtet im Interview von seiner Umstellung auf die digitale Steuereinreichung (E-Filing), elektronische Ablage (E-Dossier) und digitale Verarbeitung (TaxViewer). Im gesamten Kanton arbeiten inzwischen rund 100 Mitarbeitende mit dem TaxViewer von ECMind. Vielen Dank an Jürg Schneider und Francesca Dellapina, Mitarbeitende Informatik und Produktionssteuerung der kantonalen Steuerverwaltung, für ihre wertvollen Einblicke in den Prozess der Digitalisierung im Steuerwesen.

Inwiefern hilft Ihnen der TaxViewer bei der Digitalisierung?

Jürg Schneider: Mit dem TaxViewer und dem Projekt E-Filing haben wir intern die Grundlage geschaffen für digitales Dokumentenmanagement und digitale Prozesse. Die grosse Herausforderung ist immer, Anwender an neue Prozesse zu gewöhnen. Mit dem TaxViewer haben wir ein Werkzeug, das im Steuerbereich überzeugt.

Woher haben Sie vom TaxViewer erfahren?

Schneider: Wir kannten den TaxViewer als digitales Bearbeitungs-Tool von anderen Steuerverwaltungen. Aufgrund des Zeitdrucks im Projekt, wollten wir auf ein bewährtes Tool setzen und haben uns wegen der guten Referenzen anderer Kantone für den TaxViewer entschieden.

Was macht den TaxViewer für Sie einmalig?

Schneider: Der TaxViewer ist nicht nur ein Viewing-Tool, sondern spezifisch auf Steuern ausgerichtet. Das fachliche Verständnis für unsere Anforderungen war da – das war ein ganz grosses Plus.

Welche Vorteile sehen Ihre Anwenderinnen und Anwender im Alltag?

Francesca Dellapina: Mit dem TaxViewer können Dokumente flexibel angezeigt und sortiert werden, spezifisch nach den Bedürfnissen der Anwender. Auch Vergleiche mit Vorperioden sind kein Problem. Die Fachabteilungen können zudem gezielt auf die für sie relevanten Dokumente zugreifen, da die Anzeige der Dokumente losgelöst von der zugrunde liegenden Archivstruktur möglich ist. Ausserdem kann der TaxViewer Dokumente der gleichen Art zusammenfassen: Man muss nicht sieben Belege einzeln durchsuchen, sondern kann alle Belege übersichtlich auf einmal öffnen.

Schneider: Unsere Anwender schätzen, dass sie die vom Papier gewohnten Annotationen oder Stempel nun weiterhin digital benutzen können.

Gab es individuelle Modifikationen für Sie?

Dellapina: In einem Folgeprojekt wurde der TaxViewer so angepasst, dass Anwender Dokumente einem anderen Verzeichnis zuweisen können. Zum Beispiel können falsch eingereichte Belege richtig abgelegt werden.

Welches Erfolgsziele haben Sie erreicht?

Schneider: Gleich im ersten Jahr nach Einführung haben wir alle elektronisch eingereichten Steuererklärungen intern mit dem TaxViewer verarbeitet. Circa 80 Prozent aller Steuerpflichtigen in unserem Kanton füllen ihre Steuererklärung elektronisch in der Deklarationssoftware aus. Davon hatten im ersten Jahr ein namhafter Teil ihre Erklärung digital eingereicht. Seitdem reichen immer mehr unserer Kunden ihre Steuerdeklaration auf dem elektronischen Weg ein. Wir haben also auch unser Ziel erreicht, ihnen die Einreichung zu vereinfachen.

Bemerkten Sie positive Veränderungen bei internen Prozessen?

Dellapina: Der TaxViewer macht den Ablauf der elektronisch eingereichten Steuererklärungen intern effizienter und vereinfacht den Dokumentenfluss. Die physisch eingereichten Steuererklärungen müssen ausgepackt, eingelesen und verteilt werden: grosse Mengen von Papier, die verarbeitet werden müssen. Mit den elektronisch eingereichten Steuererklärungen, welche im TaxViewer bearbeitet werden, reduziert sich dieser Aufwand. Inzwischen werden intern Wünsche lauter, dass weitere Prozesse digitalisiert werden.

Schneider: Aktuell haben wir neben dem digitalen noch den hybriden Prozess. Dort ist der Aufwand jetzt höher, da wir alle physisch eingereichten Deklarationen auch digitalisieren. Unsere Absicht muss deswegen sein, möglichst digital zu werden.

Wie hat die ECMind Sie durch das Projekt begleitet?

Schneider: Es war ein gelungener weiterer Schritt in der Digitalisierungsstrategie. Auch auf der persönlichen Ebene war es eine sehr gute Zusammenarbeit.

Dellapina: ECMind waren nicht nur bei der Einführung mit sehr viel Elan dabei, sondern auch beim Folgeprojekt in der Weiterentwicklung.

Was würden Sie jemandem sagen, der sich zu Anfang wie Sie in einer vergleichbaren Lage befunden hat?

Dellapina: Wir haben mit ECMind gute Erfahrungen gemacht und als einen engagierten Partner erlebt

Schneider: ECMind hat uns in diesem Projekt überzeugt. Mit ihnen haben wir einen Partner, der uns auf dem Weg der Digitalisierung erfolgreich begleitet hat und in Zukunft begleiten kann.

Vielen Dank für die interessanten Einblicke in eure Arbeit!

Über das Projekt

Die kantonale Steuerverwaltung Schaffhausen stellte ihren Kunden einen komplett digitalen Weg zum Einreichen der Steuererklärung zu Verfügung. Mit dem TaxViewer von ECMind haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun ein starkes Tool an der Hand, mit der sie die elektronischen Steuerdeklarationen bearbeiten können. Für die Einrichtung und Archivanbindung sorgte unsere Mitarbeiterin Anja Genser mit Team – zusammen mit dem „Team Informatik und Produktionssteuerung“ der Steuerverwaltung, dem Informatikdienstleister Informatik Schaffhausen - ITSH und dem Archivpartner. In sportlichem Tempo meisterten sie das koordinativ anspruchsvolle Projekt – und die erstmalige Archivanbindung des TaxViewers an das d.3.

Sie interessieren sich auch für den TaxViewer?

Rufen Sie uns an unter +41 52 521 36 74 oder schreiben Sie uns. Wir beantworten gerne alle Fragen und beraten Sie bei individuellen Anforderungen.