Embedded Cloud for enaio®

Teilen Sie Ihre enaio®-Dokumente einfach, sicher und schnell in der Nextcloud mit externen Partnern. Die Embedded Cloud eignet sich dafür, Dateien niederschwellig mit externen Partnern zu teilen, zum Download zur Verfügung zu stellen oder zu bearbeiten. So vereinfachen wir die spontane Zusammenarbeit bei gleichzeitiger Datensicherheit.

Teilen Sie Ihre enaio®-Dokumente sicher mit externen Partnern

Die Embedded Cloud ist unsere Bridge zwischen enaio® und Nextcloud, mit der Sie Dokumente direkt aus Ihrem DMS in der Cloud sharen können. Die Dateien teilen Sie mit wem Sie wollen und wie lange sie wollen. Die gemeinsamen Ergebnisse können Sie über die Embedded Cloud gezielt in Ihr DMS zurückholen, wenn Sie das wollen.

Perfekte Erweiterung für Daten-Sharing via Nextcloud

  • Einfache Bedienbarkeit im Fokus: Die Embedded Cloud wird wie unsere anderen Embedded-Produkte in der rechten Spalte als Dashlet in enaio® angezeigt.
  • Dokumente ohne Workarounds in der Cloud speichern: Im Dashlet können Sie markierte Dokumente einfach in einen Nextcloud-Ordner hochladen. Diesen können Sie direkt im Dashlet anlegen. Das Exportieren von Dateien auf Desktop und Import in die Cloud entfällt.
  • Dokumente mit einem Klick sharen: Erstellen Sie Freigabelinks direkt im Dashlet und teilen Sie diese mit Ihren externen Partnern. Die Zugriffsrechte gewähren Sie mit einem Klick – ganz ohne Admin. Das spart Zeit und verbessert Workflows.
  • Datenhoheit behalten, auch nach der Freigabe: Inhalte von bereits freigegebenen Cloud-Ordnern können Sie jederzeit im Dashlet bearbeiten: Dokumente hinzufügen und löschen, Cloud-Ordner komplett löschen oder mit Ablaufdatum versehen.
  • Einfaches Zurückspeichern von Inhalten ins DMS: Gemeinsame Ergebnisse können Sie nach der Bearbeitung gezielt zurückholen und in einem gewählten Ordner abspeichern.
  • DSGVO-kompatibles Daten-Sharing: Dateien niederschwellig, einfach und datenschutzkonform mit externen Partnern teilen. Nextcloud ist kein Public Server, sondern kann DSGVO-konform gehostet werden.

Wie funktioniert die Embedded Cloud?


Für wen empfiehlt sich die Embedded Cloud?

  • Für User*innen, die Daten kurzfristig oder temporär mit externen Partnern teilen wollen.
  • Für Unternehmen, die bereits bisher mit enaio® und Nextcloud arbeiten.
  • Für alle, die Ihre Daten DSGVO-konform sharen wollen: Nextcloud kann DSGVO-konform vom eigenen Rechenzentrum oder anderen Dienstleistern bereitgestellt werden.

Bewahren Sie jederzeit Ihre Datensicherheit

Nextcloud und enaio® benötigen keine direkte Verbindung miteinander, denn Daten werden via Browser-Sandbox übertragen. Das bedeutet:

  1. Dateien sharen ist immer eine bewusste Handlung.
  2. Ihr internes System und Ihre Daten bleiben geschützt.
  3. Sie bieten Ihren Usern eine sichere Möglichkeit, Dateien mit Externen zu sharen, bevor sie auf unsichere Server zurückgreifen.

FAQs

Wenn Sie Projekte haben, in denen sie längerfristig in virtuellen Teams zusammenarbeiten, dann ist enaio® coLab Ihre erste Wahl. Wir vertreiben das enaio®-Add-on für unsere Kundinnen und Kunden in der Schweiz. Für Ihre externen Partner können Sie Projekträume und eigene Zugänge einrichten, in denen Sie Dateien austauschen und gemeinsam bearbeiten.

Beispiel: Als Gemeinde arbeiten Sie für ein kommunales Projekt langfristig mit einem externen Partner zusammen und benötigen einen gemeinsamen Projektordner.

Die Embedded Cloud for enaio® eignet sich vor allem dafür, kurzfristig Dokumente datenkonform zu teilen oder temporär zusammenzuarbeiten – ohne dass das Gegenüber einen Account benötigt. Shares über Nextcloud funktionieren über einen nicht zu erratenden Link, der mit einem Kennwort geschützt werden kann. Die Übertragung erfolgt verschlüsselt.

Beispiel: Als Gemeinde möchten Sie zum Beispiel eine Ausschreibung mit Bürgern, Organisationen oder Vereinen teilen. Oder: Zwei Ämter, die nicht direkt miteinander verbunden sind, möchten Dateien datenkonform austauschen.

Unser Fokus liegt auf der Datensicherheit: Weil die Server von DMS und Cloud technisch nicht zusammenhängen, bleibt enaio® eine geschützte Umgebung. Niemand kann von aussen Daten in die eigene sichere Umgebung legen. User*innen aktivieren den Dokumententransfer deshalb manuell: Dateien in die Cloud und zurück ins DMS speichern. Ob sich etwas an einer Datei verändert hat, zeigt Ihnen das Dashlet Embedded Cloud auf einen Blick an.

Das Dashlet würde sonst weniger gut auf mobilen Endgeräten wie Tablets funktionieren. Zudem sinkt so die Wahrscheinlichkeit für versehentliche Ablagen.