Dokumentenmanagement bedeutet für Daniel Meier pure Freude. Er möchte Arbeitsabläufe und Kernprozesse innerhalb von Verwaltungen so gestalten, dass die Nutzer gern damit arbeiten. Digitale Dokumentenverwaltung sieht der Applikationsmanager als langfristiges Projekt, welches er leidenschaftlich und gemeinsam mit seinen Kunden gestaltet. Möglichst wenig Aufwand, möglichst einfache Handhabung, möglichst grosser Nutzen. Dieses Credo ist in seine Kundenbrille eingraviert.
Seit fast zwei Jahrzehnten ist der studierte Elektrotechniker in der Kundenbetreuung und im Applikationsmanagement tätig. Im Februar 2019 verstärkte Daniel Meier die ECMind GmbH.
Möchten Sie wissen, womit sich Daniel Meier beschäftigt? Lesen Sie selbst.
Ein Blick in den Arbeitsalltag: Migration eines Systems.
Am Freitag gehen Sie nach Hause, am Wochenende wird das komplette System neu aufgestellt und am Montag merken Sie davon - nichts! Damit die Migration eines Systems für die Endnutzer geräuschlos verläuft, liegt der Fokus auf der Organisation und Kommunikation. Daniel Meier erzählt von einem interessanten Betriebs-Projekt.
„Die Nutzerfreundlichkeit steckt in unserer DNA. Das gilt nicht nur für unsere Dienstleistungen, sondern auch für den normalen Betrieb. Eine besondere Herausforderung stellt die Migration eines Systems dar. Denn das oberste Ziel im Sinne der Nutzerfreundlichkeit lautet: die Nutzer bekommen nichts davon mit. Das ist leichter gesagt als getan und erfordert viel Fingerspitzengefühl.
Gesucht: neue Infrastruktur für System
Mein jüngstes Projekt in diesem Bereich war die End-of-Life-Migration der Windows-Server einer unserer Kunden. Diese wurden samt Support vom Betreiber aufgekündigt. Daher haben wir das gesamte System auf neue Server umgezogen.
Meine gesamte Planung und Vorbereitung hat einzig zum Ziel, dass die neue Infrastruktur läuft, ohne dass die Endnutzer etwas von der Umstellung merken. Sie sollen ihr System am Tag der Migration hochfahren, ihre üblichen Arbeitsabläufe starten und ruckellos durch den Tag kommen. Dann habe ich meine Arbeit gut gemacht.
Der technische Teil der Vorbereitung umfasst hauptsächlich den Aufbau der neuen Infrastruktur. Parallel zum bestehenden System wird die neue Umgebung in einer Testumgebung und Produktionsumgebung identisch aufgebaut und soweit möglich getestet. Am Tag des Umzugs schliesslich werden die Datenbankverbindungen einerseits und die Clientzugänge andererseits auf die neue Produktionsumgebung umgehängt.
Der wichtige Faktor Mensch
Wesentlich interessanter für die Kunden ist der organisatorische Teil. Ich möchte alle dort abholen, wo sie stehen: die Kunden und die Lieferanten. Die Abstimmung mit allen Beteiligten ist entscheidend und für das Gelingen einer Migration fast noch wichtiger als die funktionierende Technik.
Im Vorfeld bespreche ich mit meinen Kunden die Vorgehensweise. Sie sollen so wenig Aufwand wie möglich mit der Migration haben. In diesem Fall führte der Kunde einige Tests durch und dokumentierte die Ergebnisse. Dafür waren die Fachabteilungen zuständig. Ihr Know-How ist unerlässlich für die Definition der Testfälle, denn sie wissen genau, welche Funktionalitäten vorhanden sein müssen. Meine Aufgabe ist es hierbei, sicherzustellen, dass alle Testfälle vollständig abgearbeitet sind.
Kommunikation und Vorbereitung entscheidend für System-Migration
Der spannende Moment ist für mich der Tag nach der Umstellung. Dann bin ich in höchster Support-Bereitschaft und rund um die Uhr für meinen Kunden da. Läuft der Betrieb erst einmal, können immer wieder Fragen auftauchen. Diese löse ich dann umgehend. Die enge Kommunikation mit meinen Kunden ist hier enorm wichtig.
Was aber, wenn während des Migrationsprozesses schwerwiegende Fehler auftauchen, die die Arbeitsprozesse später beeinträchtigen könnten? Für so einen Fall habe ich immer einen Plan B parat. Dann wird das alte System reaktiviert und der Fehler behoben, bevor die Migration erneut durchgeführt wird. Das alles würde noch während des Umstellungswochenendes - also unbemerkt vom Kunden - geschehen, denn derart schwerwiegende Probleme fallen während der laufenden Migration auf.
Die beiden Grundpfeiler sind also die engmaschige Vorbereitung und die offene Kommunikation mit allen Projektbeteiligten. Der laufende Betrieb ist für unsere Kunden enorm wichtig und somit auch meine oberste Priorität.“