Willkommen in einer Welt, in der Papierberge der Vergangenheit angehören. Die Digitalisierung hat das Potenzial, auch das Steuerwesen zu vereinfachen. Als Softwarefirma ECMind haben wir ein Steuer-Tool entwickelt, das die interne Bearbeitung elektronisch eingereichter Steuererklärungen erheblich vereinfacht. Dürfen wir vorstellen: der TaxViewer. Ade Papierstapel, hoi effiziente Bearbeitung.
Ob der TaxViewer hält, was er verspricht? Wir wagen einen Blick in die Praxis: Unser Kunde, die kantonale Steuerverwaltung Schaffhausen, berichtet im Interview von seiner Umstellung auf die digitale Steuereinreichung (E-Filing), elektronische Ablage (E-Dossier) und digitale Verarbeitung (TaxViewer). Im gesamten Kanton arbeiten inzwischen rund 100 Mitarbeitende mit dem TaxViewer von ECMind. Vielen Dank an Jürg Schneider und Francesca Dellapina, Mitarbeitende Informatik und Produktionssteuerung der kantonalen Steuerverwaltung, für ihre wertvollen Einblicke in den Prozess der Digitalisierung im Steuerwesen.
Jürg Schneider: Steuerpflichtige in unserem Kanton konnten bisher ihre Steuerdeklaration elektronisch ausfüllen, mussten sie danach aber ausdrucken und einschicken. Mit diesem Projekt wollten wir den Prozess für unsere Kunden vereinfachen: Sie können ihre Steuererklärung ab Steuerperiode 2020 auch elektronisch einreichen (E-Filing). Das war ein weiterer Schritt in Richtung Digitalisierung und ist gut bei unseren Kunden angekommen.
Francesca Dellapina: Zeitgleich mit dem E-Filing führten den TaxViewer von ECMind ein, mit dem wir intern die elektronisch eingegangenen Steuererklärungen verarbeiten. Aufgrund des Folgeprojekt eDossier, arbeiten inzwischen gut 100 Mitarbeitende mit dem TaxViewer bei der Veranlagung von natürlichen und juristischen Personen und bei der Bearbeitung der Quellensteuer – in der kantonalen Steuerverwaltung sowie in den 14 Gemeindesteuerverwaltungen.
Dellapina: ECMind hat uns als Kunden sehr gut unterstützt: Sie haben uns im Anfangs-Prozess zu den wichtigen Punkten geführt und waren stets sehr schnell mit Anpassungen im TaxViewer. Das hat das Verständnis bei unseren Anwendern erhöht.
Schneider: ECMind lieferte sehr schnell konkrete Ergebnisse als Basis für die weitere Diskussion im Haus. Sie haben uns mit ihrer Erfahrung eine wertvolle Linie gegeben, auf die wir uns berufen konnten und so optimal unterstützt.
Dellapina: Es war ein sehr sportliches Projekt: Ende August 2020 gab der Kantonsrat die Freigabe für das Projekt eFiling und der Einführung des TaxViewers. Umgesetzt war das Projekt Mitte Januar 2021.
Schneider: Der Zeitdruck war herausfordernd. Das konnte nur gut gehen, weil alle Beteiligten voll dabei waren – auch ECMind.
Dellapina: Das Schöne war wirklich, dass es reibungslos und effizient funktioniert hat. Unsere Projektpartner haben schnell einen gemeinsamen Nenner gefunden, um das Projekt voranzubringen. Neben unserem Team und ECMind waren beteiligt: der Partner für die Archivlösung d.3 und der Informatikdienstleister Informatik Schaffhausen - ITSH für die technische Infrastruktur.
Schneider: ECMind war aufgrund ihrer Erfahrung im Steuerumfeld eine führende Hilfe und konnte die anderen Partner mit den notwendigen Informationen versorgen. Die Zusammenarbeit hat wirklich gut funktioniert.
Dellapina: Die Akzeptanz war sehr gut, denn der TaxViewer lässt sich intuitiv bedienen. Natürlich gab es auch bei uns einzelne Mitarbeiter mit Bedenken, wie das immer der Fall ist, wenn sich Prozesse verändern. Bei der Einführung unterstützte uns Anja Genser von ECMind zwei Wochen lang mit praktischen Online-Schulungen in kleinen Gruppen. Die Teilnehmer konnten das neue Programm am eigenen Rechner testen und kennenlernen. Das Training kam bei den Anwendern gut an – mit positiven Rückmeldungen.
Dellapina: Die Einführung lief einfach „smooth“ und die Unterstützung war ausgezeichnet.
Schneider: Die Zusammenarbeit funktioniert gut, die Mitarbeitenden unterstützten uns und haben viel Know-how. Für mich war der Entscheid absolut richtig, mit ihnen zusammenzuarbeiten. Mit ECMind haben wir für die Zukunft einen Partner, auf den man sich verlassen kann und der uns gut unterstützen kann.
Die kantonale Steuerverwaltung Schaffhausen stellte ihren Kunden einen komplett digitalen Weg zum Einreichen der Steuererklärung zu Verfügung. Mit dem TaxViewer von ECMind haben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nun ein starkes Tool an der Hand, mit der sie die elektronischen Steuerdeklarationen bearbeiten können. Für die Einrichtung und Archivanbindung sorgte unsere Mitarbeiterin Anja Genser mit Team – zusammen mit dem „Team Informatik und Produktionssteuerung“ der Steuerverwaltung, dem Informatikdienstleister Informatik Schaffhausen - ITSH und dem Archivpartner. In sportlichem Tempo meisterten sie das koordinativ anspruchsvolle Projekt – und die erstmalige Archivanbindung des TaxViewers an das d.3.
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