Die kantonale Steuerverwaltung Zug hat eine neue Viewer-Lösung für die Veranlagung von Steuererklärungen: den TaxViewer von ECMind. Unsere Mitarbeiterin Anja Genser und Team führten die neue Software ein – gemeinsam mit dem Team der kantonalen Steuerverwaltung Zug.
Im Interview:
Daniel Gnos, Gruppenleiter Informatik und Projekte
Andy Staub, Applikationsbetreuer Scanning
Oliver Waltenspül, Projektteam der Fachabteilungen/Power-User
Unsere Fachabteilungen waren schon länger unzufrieden mit der bestehenden Viewer-Lösung, weil sie die Use-Cases im Steuerumfeld nicht gut abbildete. Man konnte nicht in den Dokumenten arbeiten, sie annotieren, zwei Dokumente miteinander vergleichen oder sie rasch sichten. Zudem war die Software instabil und schwer zu warten. Deshalb haben wir eine bessere Lösung angestrebt und wollten einen weiteren Schritt zum papierlosen Büro gehen.
Der Standard-Use-Case im Dokumentenmanagementsystem sieht meistens so aus: ein Dokument auschecken, bearbeiten und wieder einchecken. Das entspricht nicht unseren Nutzungsszenarien: Wir erhalten von steuerpflichtigen Personen sehr viele Dokumente ins Steuerarchiv, die wir in den Fachabteilungen alle sehr rasch sichten und annotieren wollen. Zudem müssen wir mehrere Dokumente vergleichen, zum Beispiel aus verschiedenen Veranlagungsjahren. Unsere Performance-Kriterien sind deshalb eine schnelle und übersichtliche Anzeige, rasche Vergleiche und die Möglichkeit für Annotationen.
Als wir das E-Dossier-Projekt starteten, haben wir uns verschiedene Lösungen im Steuerumfeld angesehen. In anderen Kantonen konnten wir uns ein Bild machen, wie der TaxViewer in verschiedenen Use-Cases benutzt wird. Als nächstes folgte ein Prototyp mit unseren eigenen Dossier-Strukturen. Das war eine gute Grundlage für unsere Entscheidung, den TaxViewer zu beschaffen.
Wichtig war uns die Kompatibilität mit unserem Archivsystem enaio® und mit unserem Veranlagungsprogramm ‚nest Steuern‘ – dabei sind wir schnell auf den TaxViewer gestossen. Die Fachabteilungen schätzen es, wie Annotationen angebracht und flexibel ein- und ausgeblendet werden können, zum Beispiel bei einer Akteneinsicht. Mit dem TaxViewer haben wir sehr flexible Archivstrukturen, die unsere Use-Cases abdecken. Damit können wir uns auch in Zukunft weiterentwickeln und den TaxViewer noch besser nutzen als heute, wie wir in anderen Kantonen gesehen haben.
Sie haben die Entwicklungskompetenz für ein Tool wie den TaxViewer, das Knowhow für unser Archivsystem enaio® und sichere Erfahrung im Steuerumfeld. Zudem konnten sie sich gut in unsere Herausforderungen hineindenken und haben bereits Ideen und Erfahrungen mitgebracht aus der Zusammenarbeit mit anderen kantonalen Steuerverwaltungen. Insgesamt sind sie sehr dienstleistungsorientiert und haben uns immer in der kürzesten Zeit eine Lösung präsentieren können – auch für nicht alltägliche Fragen.
Die erste Neuerung war das ‚Verschieben und Kopieren Tool‘ von einzelnen Akten zwischen verschiedenen Dossiers. Das erleichtert uns die Arbeit sehr: Wir können Dokumente nun an mehreren Orten ablegen, ohne sie neu anlegen zu müssen. Zum Beispiel einen Mietvertrag, der von einer Person eingereicht wurde, aber auch eine zweite Person betrifft.
Zweitens wollten wir zwischen den letzten beiden geöffneten Navigationsbäumen hin- und herwechseln können, zum Beispiel bei einem Anruf: Wir öffnen die gefragte Akte und kehren nach Ende des Telefonats mit einem Klick zur vorigen Akte zurück. Auch das Vergleichen von Akten wird dadurch einfacher. Wenn wir zum Beispiel bei einem Scheidungsurteil herausfinden müssen, ob zwei Parteien beim Unterhalt das Gleiche deklarieren.
Eine weitere Idee war die Export-Funktion, mit der wir verschiedene Dokumente in einem PDF zusammenführen und ausdrucken können – ohne interne Annotationen. So können wir anderen Ämtern wie dem Grundbuchamt einfach und komfortabel eine Akteneinsicht zur Verfügung stellen, wenn sie diese anfordern.
Insgesamt problemlos. Im Verlauf mussten wir viele Metadaten bereinigen, damit sie im neuen Verzeichnis aussagekräftig sind. Trotz dieser umfangreichen Datenkorrektur kamen wir sehr schnell voran. Wenn etwas konfiguriert werden musste, hat ECMind immer sehr rasch reagiert.
Sehr schnell, denn das Programm ist intuitiv und benutzerfreundlich. Mit der Schulung und unserem Hintergrundwissen waren wir gut aufgestellt. Ein Neustart braucht natürlich Zeit zur Umgewöhnung. In manchen Akten mussten wir beim ersten Öffnen noch aufräumen zwecks neuer Standardisierung. Ansonsten ging es sprintend los.
Die meisten kannten Online-Schulungen noch nicht, das war also neben der Einführung des TaxViewers eine zusätzliche Herausforderung. Die Mehrheit gab ein positives Feedback und würde es begrüssen, in Zukunft vermehrt solche Online-Schulungen zu machen.
Die Mitarbeitenden können zeit- und ortsunabhängig im eigenen Tempo lernen. Wenn ein Punkt unklar ist, können sie sich dafür mehr Zeit nehmen. In einem konventionellen Klassen-Setting hält man sich eher zurück mit Fragen, um nicht alle aufzuhalten. Zudem muss man keine Infrastruktur aufbauen für eine Live-Schulung. Die Online-Schulung hat auch einen klaren Vorteil für das Onboarding von neuen Mitarbeitenden, denn die Schulung ist auch in Zukunft für sie verfügbar.
Circa 80 Prozent. Wir haben die Schulung allen empfohlen, sie war aber kein Muss, denn der Informationsstand der Mitarbeitenden ist sehr unterschiedlich: Die einen benötigen mehr Schulung, andere haben bereits nach zehn Minuten intuitiver Einarbeit gut mit dem TaxViewer gearbeitet. Das spricht auch für das Programm, dass es so einfach zu bedienen ist, dass man mit wenig Vorkenntnissen zurechtkommt.
Sie sind sehr service- und lösungsorientiert und haben sehr rasch auf unsere Anliegen reagiert und Lösungen präsentiert. Die Zusammenarbeit war sehr konstruktiv und angenehm für beide Seiten. Geht nicht, gibt’s nicht, ist das Credo von ECMind – mindestens so haben wir es empfunden. Auch wenn wir als Fachabteilung eine Idee hatten oder einen Wunsch formuliert haben, wurde einem zugehört. Das hat mich positiv überrascht. ECMind war grundsätzlich sehr offen und lieferte schnell brauchbare Lösungen.
Er deckt unsere Bedürfnisse in der Steuerverwaltung ab. Mit dem TaxViewer sind wir jetzt in der Lage effizienter zu arbeiten als vorher. Der TaxViewer ist sehr adaptierbar für die jeweiligen Anforderungen und Arbeitsabläufe im eigenen Umfeld. Wir haben strukturiertere Dossiers, die wir schneller sichten und besser bearbeiten können. Und wir können Meldungen besser abarbeiten und fachlich dem richtigen Jahr zuordnen. Insgesamt ist der TaxViewer ein schlankes Produkt: Die Veranlagerinnen und Veranlager können es einfach bedienen. Und ECMind ist ein super Partner.
Am besten informieren, mit welchen Lösungen andere Verwaltungen arbeiten. Dabei muss man immer berücksichtigen, ob sich die Lösung auch ins eigene Umfeld adaptieren lässt. Es ist unumgänglich, die Fachabteilungen mit ihren Bedürfnissen einzubeziehen. Neue Software soll den Fachabteilungen einen Mehrwert bringen. Es darf kein Informatik-Projekt sein, auch wenn es um eine Informatik-Lösung geht.
Im Herzen der Stadt Zug bearbeiten etwa 100 Veranlagerinnen und Veranlager der kantonalen Steuerverwaltung Zug die Steuern von natürlichen und juristischen Personen des Kantons. Um Steuerakten effizienter zu sichten, zu annotieren und zu vergleichen, führte der Kanton die Software TaxViewer von ECMind ein. Im Projektverlauf von vier Monaten wurde der TaxViewer sowohl an das DMS enaio® als auch an die Steuerfachanwendung nest Steuern angebunden. Im Zuge dessen wurden Altdaten bereinigt; die Veranlagenden erhielten eine Online-Schulung.