Die Stadtwerke Heidelberg nutzen enaio® konzernweit für die digitale Verwaltung von Dokumenten, Prozessen und Schnittstellen – zum Beispiel für Freigaben, Verträge, Schulungen, Workflows, Fachbereichslösungen oder die rechtssichere Archivierung. Rund 900 Mitarbeitende arbeiten täglich im DMS.
Seit 2016 begleitet ECMind die Stadtwerke Heidelberg mit passgenauen Lösungen und hat bereits eine Vielzahl an Features, Services und Schnittstellen erfolgreich realisiert.
Wir haben gesprochen mit: Dominic Rosin, Mitarbeiter Workflowsysteme
Ein wichtiges Projekt war die Dokumentenlenkung: Dokumente, die aus einer Lösung heraus erstellt werden, müssen bestimmte Metadaten als Fussnote tragen. ECMind hat dafür ein eigenes Programm entwickelt, mit dem wir Dateien inklusive Fussnote und Klassifikationen rechtssicher herunterladen können – gerade bei Prüfungen entscheidend.
Ein weiteres grosses Thema war die Schulungsorganisation. Unsere Führungskräfte wollten den Schulungsstatus der Mitarbeitenden jederzeit mit automatisierten Reportings im Blick behalten. Gemeinsam mit ECMind haben wir eine Lösung entwickelt, die PDF-Dateien automatisiert befüllt, angestossen durch Workflows.
Für Schulungen wurde eine Schnittstelle zu unserer Online-Trainingsplattform TalentSoft gebaut. Diese läuft seit Monaten ohne einen einzigen Ausfall. Die PDFs mit den Schulungs-Zertifikaten werden seitdem automatisiert bei unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im System hinterlegt.
Über die Jahre hinweg entwickelte ECMind zudem sehr viele Schnittstellen zwischen unserem Technischen Betriebsmanagement (TBS), einer Fachanwendung unserer Netzgesellschaft, und den enaio-Akten, zum Beispiel für die Strom-, Technik-oder Gas-Akte. Die Schnittstellen ermöglichen die Dokumentenablage, Aktenanlage und den Absprung in die Fachanwendung.
Viele unserer Anforderungen sind Sonderanforderungen, die sich nicht standardmässig in enaio® umsetzen lassen. ECMind konnte bisher alle Herausforderungen lösen, die wir intern nicht abdecken konnten. Das technische Know-how in der Lösungsgestaltung ist für uns sehr relevant: Wir fühlen uns ehrlich beraten, welche Lösung die beste für uns ist.
Wir sind von Anfang bis Ende sehr gut abgeholt und vollends zufrieden. Sehr wertvoll ist die Machbarkeitsprüfung am Anfang: Es wird ehrlich geprüft, ob eine Lösung umsetzbar und sinnvoll ist. Bereits bei der Definition der Anforderungen arbeiten wir eng zusammen: Wie könnte eine potenzielle Lösung für ein Problem aussehen? Dann übergeben wir direkt an ECMind zur Entwicklung. Das Ergebnis testen wir gemeinsam, auch in den Fachbereichen, und ECMind arbeitet unser Feedback wiederum kompetent ein. Ab der Aufnahme unserer Anforderungen bis zur Produktivsetzung haben wir fast kein eigenes Doing mehr, weil es problemlos läuft. Das ist absolut vertrauenswürdig und für uns enorm entlastend.
Die Lösungen waren immer auf uns zugeschnitten: weder über- noch unterdimensioniert. Im ersten Schritt evaluierten wir gemeinsam, welche Anforderungen wirklich relevant sind. Dabei wurden wir stets so gut beraten, dass unrealistische oder unnötige Anforderungen gleich sichtbar wurden. Alles, was wir gemeinsam beschlossen haben, wurde dann auch zuverlässig umgesetzt.
Einzigartig. Wenn wir technisch nicht weiterkommen, schafft es ECMind.
Sehr gut. Wir erhalten auf unsere Anfragen immer sehr schnell Rückmeldung. Kritische Themen werden sofort bearbeitet. Die längerfristigen Projekte sind zeitlich präzise kalkuliert, so dass wir alle internen Deadlines einhalten können.
Wir haben viele Schnittstellen und sehr heterogene Systeme, die nicht einfach anzubinden sind. Trotzdem hat die Zusammenarbeit sehr gut funktioniert, auch mit externen Dienstleistern.
Wir sparen durch die Zusammenarbeit mit ECMind viel Zeit, weil wir Kompetenzen gezielt auslagern und uns dadurch stärker auf unsere Kernaufgaben konzentrieren können. Gleichzeitig profitieren wir von der hohen Qualität der Lösungen.
Die Ehrlichkeit in der Beratung. Wir wissen, dass wir die bestmögliche Lösung bekommen, weil ECMind kunden- und lösungsorientiert arbeitet.
Es ist wichtig, interne Kompetenzen aufzubauen und gleichzeitig kompetente Sparringspartner zu haben. Denn jeder stösst irgendwann an seine Grenzen. Schon das zweite Augenpaar hilft oft, einen neuen Blickwinkel zu erschliessen, um ein Problem zu lösen.