Keine Lust mehr auf Workarounds? Vereinfachen Sie die Workflows Ihrer ECM-Nutzer. Der Embedded Mailer für enaio® spart Zeit und setzt gleichzeitig auf konsequenten Datenschutz: Sie müssen die Anhänge nicht mehr umständlich downloaden, sondern verschicken sie direkt aus Ihrem DMS – mit allen gewohnten Funktionen des E-Mail-Versands.

Schenken Sie Ihren enaio®-Nutzern einen kompetenten Mailausgang. Der Embedded Mailer ist ein benutzerfreundlicher Client, der E-Mails direkt aus Ihrem Dokumenten-Management-System (DMS) schnell, datenschutzkonform und in gewohnter Qualität verschickt. Versenden Sie zum Beispiel Bestellvorgänge, Bussbescheide, Personalakten, Nachforderungen oder Gebührenquittungen bequem aus enaio® – von jedem mobilen oder stationären Arbeitsplatz aus. Sie vermeiden umständliches Downloaden von Daten, was auch die Datenschützer in Ihrem Unternehmen freuen wird.

Der Embedded Mailer erleichtert Ihnen die Arbeit: Sie sparen Zeit und Aufwand.

Kurz und knapp: Was leistet der Embedded Mailer for enaio®?

  • E-Mails aus enaio® versenden
  • individuelle Absenderadressen, auch personenunabhängige E-Mailadressen möglich
  • AN, CC, BCC als Empfänger auswählen
  • individuelle Empfänger-Kreise je nach Nutzer
  • mehrere Dokumente versenden aus verschiedenen Akten
  • Dokumente umbenennen vor Versand
  • Je nach Standort definierbare Nachrichtenvorlagen mit Platzhalter-Variablen, zum Beispiel für Name, Aktenzeichen, Bestellnummer, Steuernummer etc.
  • CI-konformer E-Mailversand: Design und Signaturen individuell wählen

Ein mächtiges E-Mail-Tool

Neben der Arbeitserleichterung und Zeitersparnis bietet Ihnen der Embedded Mailer weitere Vorteile: Sehr einfach definieren Sie als Admin Befugnisse, zum Beispiel wenn es um die bedarfsgerechte Personifizierung von Sammelpostfächern geht: Nur die Benutzer einer bestimmten Akte können auch die zugehörige E-Mailadresse verwenden. Insgesamt passieren durch die automatisierten Abläufe mit definierten Textbausteinen oder Empfänger-Kreisen weniger Fehler beim E-Mailversand und Mitarbeiter:innen fällt es dadurch leichter, die gewünschten Unternehmens-Guidelines einzuhalten. Auch der Datenschutz gewinnt: Denn die Daten verbleiben auf dem geschützten Server und können von dort aus direkt per Mail versendet werden.

Wer profitiert vom Embedded Mailer for enaio®?

  • enaio-Nutzer, die Dokumente per E-Mail verschicken
  • enaio-Webclient-Nutzer wie
    • Mac- oder Tablet-User
    • Mitarbeiter:innen im Home-Office
    • mobil Arbeitende mit eigenen Devices
    • Menschen mit visuellen Einschränkungen, die gerne den frei skalierbaren Webclient von enaio® nutzen
  • der Datenschutz

Warum brauchen Sie den Embedded Mailer for enaio®?

Ganz einfach: Unser Embedded Mailer spart Ihnen wertvolle Zeit und erleichtert Ihnen die Arbeit. Bisher war es zwar möglich, ein Dokument per E-Mail aus enaio zu verschicken, jedoch nicht von Ihrer gewohnten E-Mailadresse aus. Embedded Mailer erlaubt es auch, mehrere Versandadressen als Auswahl. Die Empfänger-E-Mailadressen können hier praktisch direkt aus enaio® oder einen Datenbank Ihrer Wahl geladen werden: kein Abtippen oder umkopieren mehr.

Wollten Sie mehrere Dokumente von einer bestimmten E-Mailadresse verschicken, mussten Sie die gewünschten Anhänge nicht mehr downloaden, um sie wiederum in Ihr E-Mailprogramm einzufügen und zu versenden. Sie sehen schon: Es ist Zeit für den Embedded Mailer.

Embedded Mailer können Sie direkt über Ihren enaio®-Partner anfragen. Oder kommen Sie für individuelle sowie technische Fragen gerne auf uns zu.

Lernen Sie die Vorteile des Embedded Mailers kennen

Überblick

Der Embedded Mailer fügt sich nahtlos in Ihren enaio®-Client ein. Das Dashlet wird rechts in einer Spalte angezeigt und bleibt stringent/gleich/behält alle aktuellen E-Mail-Entwürfe, auch wenn Sie in Ihrem DMS navigieren oder Seiten im Webclient aktualisieren.

Empfänger auswählen oder eintippen

Als Admin können Sie Empfänger-Kreise individuell für jeden Nutzer des Embedded Mailers bestimmen. Nutzer wählen die Empfänger dann einfach aus ihrer vordefinierten Liste aus. Die Daten können beispielweise direkt aus einem enaio-Kontaktschrank kommen. Übrigens: Auch die Absender-E-Mailadresse lässt sich individuell auswählen; so können sie auch personenunabhängige E-Mailadressen verwenden.

Empfänger auswählen oder eintippen

Alle E-Mails lassen sich im Hintergrund mit Vorlagen konfigurieren und das Design anpassen. Auch vorgefertigte Textbausteine können Sie definieren.

Empfänger auswählen oder eintippen

Fügen Sie bequem einen oder mehrere Anhänge hinzu, ganz gleich in welcher Akte oder in welchem Ordner die Dokumente liegen.